Wat is nu wel een bonnetje en wat niet…?

Wij krijgen als Admi Account veel bonnen te verwerken en in te voeren. Maar we krijgen ook bonnen die eigenlijk geen bonnen zijn. Wat zijn nu de meest voorkomende misverstanden? 

De Belastingdienst stelt eisen aan een bon (of eigenlijk dus een factuur) die minimaal vermeld moeten zijn, deze zijn als volgt:

  • Datum
  • Naam, adres, woonplaats van de leverancier- let op – dit hoort een fysiek adres te zijn
  • Idem voor de ontvanger naw gegevens
  • BTW-nummer leverancier
  • KvK-nummer leverancier
  • Uniek volgnummer factuur
  • Omschrijving van de goederen (aantal) en/of diensten
  • Bedrag
  • BTW percentage (21%, 9%, 0%)
  • BTW bedrag

Als al deze gegevens er staan dan mag je de bon/factuur opvoeren en inboeken in je administratie. Je kan dit natuurlijk ook uitbesteden aan HET administratiekantoor Admi Account.

Bedragen onder de 100 euro
Als een bedrag lager is dan 100 euro (incl btw) is dan zijn de eisen van de Belastingdienst minder uitgebreid. Er hoeft bijvoorbeeld geen naam van de ontvanger op te staan. Dus kleinere bedragen in restaurants, van kantoorartikelen en bijvoorbeeld benzine hoeven niet te naam gesteld te zijn.
Belangrijke uitzondering: bij benzinebonnen moet wel herleidbaar zijn dat het door de onderneming/ondernemer is betaald. Het meest eenvoudig is dat door de benzine per pin te betalen en niet contant. Als benzinebonnen niet herleidbaar door jou/je onderneming zijn betaald, zijn deze bonnen niet als uitgaven in mindering te brengen.

Dus, als je volgende keer de btw-stukken bij ons brengt, doe hier je voordeel mee.

Vrijwilligers en stichtingen: 
De regels omtrent de bonnen gelden ook bij stichtingen, bijvoorbeeld als vrijwilligers onkosten vergoed krijgen op basis van bonnetjes.

De echte bon, met naam van de leverancier (of winkel of horeca), datum, bedrag, levering en btw uitgesplitst is de echte bon. Bij bedragen boven de 100 (incl btw) dient ook de naam van je onderneming op de factuur te staan.

Wat zijn de meest voorkomende vergissingen?
Pinbonnen

Pinbonnetjes zijn geen bonnen. Pinbonnen geven aan dat je het bedrag per bank betaald hebt. Het is een betalingsbewijs voor jezelf, niet voor de boekhouding. 

Openbaar vervoer
De bonnetjes die je krijgt als je een ov-chipkaart oplaadt, is geen bon. Dit bonnetje is een bewijs dat er geld op je ov-kaart is gezet. Het is geen bewijs van een reis die je hebt gemaakt. Eigenlijk is er alleen geld van je bankrekening naar je ov-chip gegaan. Er is geen uitgave gedaan.

Wat is dan wel een bon?

  • De uitdraai die je bij de vervoerder kunt opvragen
  • De uitdraai die je kunt opvragen als je een ov-kaart op naam hebt – je kunt een account aanmaken en dan je reisgeschiedenis opvragen.

Weetje – Op openbaar vervoer zit 9 % btw, die in mindering gebracht kan worden als voorbelasting. Dit is een van de weinige bonnen waar de btw niet op vermeld staat en die toch afgetrokken mag worden.

Creditcard – als je via de creditcard betaalt, is het creditcardoverzicht geen bon. De bonnen zijn de facturen die aan de betaling ten grondslag liggen.  De betalingen aan je creditcard-schuld worden geboekt als privé-opnamen. De bonnen die daar tegenover liggen worden dan als kosten uit privé betaald geboekt.

Heb je nog vragen? Neem dan snel contact op met Admi Account