Lunches tijdens werktijd, hoe zit dat ook alweer voor de belastingdienst?
Gezellig met elkaar lunchen op het werk is belangrijk. Het samenzijn, de magen voeden, grappen uithalen, een spelletje spelen, voetbalwedstrijden uitwisselen….. Tijdens de lunch gebeurt het!
Hoe heeft u de lunch geregeld? Bij lunches zijn vele opties mogelijk zoals:
- Iedereen zorgt voor zijn eigen lunch en u verstrekt melk, soep, thee en koffie
- Een personeelslid of de personeelsvereniging verzorgt de lunch en houdt de boekhouding zelf (buiten uw administratie) bij en u draagt niets bij behalve eventueel melk, soep, thee en koffie
- Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden. U biedt deze tegen (kost)prijs aan aan het personeel
- Een medewerker luncht buiten de deur met (een) externe bedrijfsrelatie(s) en u vergoedt deze lunch
- Uw medewerkers moeten mee-eten met uw cliënten (bijvoorbeeld pedagogisch medewerkers in een kinderdagverblijf)
- Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden en u betaald een gedeelte van deze kosten
- U verzorgt de lunch als bedrijf voor uw medewerkers
Wat zegt de belastingdienst over bovengenoemde opties?
In het eerste vijf situaties hoeft u nergens op te letten. U zit fiscaal veilig waarbij bij optie 4 wel rekeningen overlegd dienen te worden als bewijsmateriaal.
In situatie 6 en 7 moet u opletten! De fiscus stelt namelijk dat u per lunch per medewerker 3,35 euro (2018) als waarde moet bijtellen bij het loon. Met andere woorden, de fiscus ziet de boterham als loon waar loonheffing en sociale premies over afgedragen dienen te worden. U ziet de lunchkosten al stijgen!
Doet u niets, dan kan de rekening per medewerker zomaar, naast de gemaakte lunchkosten, extra oplopen met 565 euro op jaarbasis. De werkelijke kosten kunnen veel lager (of hoger) liggen, echter de fiscus rekent met dit standaard bedrag. Het maakt niet uit of de medewerker, werknemer, directeur grootaandeelhouder of stagiaire is.
U kunt deze naheffing – bij optie 6 en 7 – op verschillende manieren voorkomen:
- Door een bijtelling voor de medewerkers te hanteren. De werknemer betaalt zo belasting over de genoten lunches. In dit geval betaalt u als werkgever de lunches en de extra sociale lasten. In dit scenario liggen de kosten voornamelijk bij de ondernemer.
- Door een netto inhouding in te houden op het salaris van de werknemer. In dat geval betaalt de medewerker een gedeelte of de gehele lunch aan u terug. In dit scenario liggen de kosten meer tot volledig bij de medewerkers.
Hoe rekent u het de bijtelling of inhouding uit?
- U laat de medewerkers aanvinken als ze meelunchen en houdt het aantal lunches * 3,35 euro in op het salaris. Dit is foutgevoelig, u moet de lijsten bij uw administratie bewaren, per maand moet het aantal lunches worden ingevoerd in de loonadministratie.
- U gebruikt de belastingdienst formule: ((214 * 3,35 * (het gemiddeld aantal dagen per week dat iemand werkt / 5))/12) (13 bij mensen die per 4 weken verloond worden). Voorbeeld: iemand die fulltime werkt: (214 * 3,35 * 5/5)/12 = 59,74 Voorbeeld: iemand die drie dagen per week werkt: (214 * 3,35 * 3/5)/12 = 35,84 Het voordeel van deze formule is dat u verder geen rekening met afwezigheid vanwege ziekte, feestdagen of vakantie hoeft te houden, tenzij de medewerker met zwangerschapsverlof of langdurig afwezig is.
