Fooi in administratie verwerken
Betaalt een klant meer dan er in rekening is gebracht? Dan is dit natuurlijk een mooi compliment, evenals een fijn financieel extraatje. In sommige sectoren is het gebruikelijk dat klanten naast de verplichte vergoeding een fooi geven, maar wat doe je als dit in jouw sector niet het geval is? Moet je hierover dan heffingen betalen? En hoe kun je de fooi in de administratie verwerken?
Wanneer het gaat om fooien is de tijd dat er bovenop de rekening een rijkelijke toelage werd betaald, wel voorbij. Maar ze bestaan nog steeds! In bedrijven waar een goede service wordt verleend, kunnen de inkomsten uit fooien nog altijd vrij hoog oplopen. De meest bekende branches waar nog tips worden gegeven zijn de horeca en de taxibranche. Toch zie je bij deze bedrijven fooi niet altijd in de boekhouding terug.
Loon of extraatje?
Hoewel het geven van fooi in ons land minder dwingend is dan in bijvoorbeeld de Verenigde Staten, is het wel gebruikelijk om het salaris van horecapersoneel aan te vullen met een fooi. De ober of de serveerster neemt dit extraatje in ontvangst, maar hij of zij heeft dit geld natuurlijk niet uitsluitend aan zichzelf te danken. Ook andere factoren als de kwaliteit van het eten of drinken of de gezellige ambiance van de horecagelegenheid spelen een rol.
Vaak worden de fooien daarom door al het personeel verzameld in een pot. Dan kan het geld aan het einde van een bepaalde periode worden verdeeld onder alle werknemers. Maar er zijn ook horecabazen die ervoor kiezen om ieder z’n eigen verdiende fooiengeld te laten houden, met de achterliggende gedachte dat dit ieder personeelslid drijft om zo goed mogelijk zijn of haar best te doen.
Of het geld nu onderling verdeeld wordt of direct naar de persoon gaat die de tip in ontvangst heeft genomen, de meeste horecabazen kiezen ervoor om de verantwoordelijkheid van de (verdeling van de) fooien bij de medewerkers te leggen. Niet alleen omdat hij er dan zelf geen omkijken naar heeft, maar vooral omdat het dan buiten het loon en dus de salarisadministratie valt en hij er zodoende geen loonbelasting, premies, volksverzekeringen en vakantiegeld over hoeft te betalen.
Moet je btw rekenen over de fooi?
Regel je als werkgever de verdeling van de fooien zelf, dan wordt het gezien als uitkering van loon. Wettelijk gezien ben je dan verplicht om er premies over af te dragen en het in de boekhouding te verwerken. Gaat het buiten het loon om, dan gaat deze regel niet op. Van de werknemers wordt er overigens wel verwacht dat zij de ontvangen extraatjes zelf administratief verwerken en opgeven bij het invullen van hun aangifte inkomstenbelasting. Of dit ook in de praktijk wordt gedaan is een tweede, maar dit is de verantwoordelijkheid van de medewerker zelf.
Wat in geen geval een optie is, is om de fooien zelf te houden. De Hoge Raad heeft namelijk bepaald dat werkgevers de fooien niet mogen opeisen. Ook niet wanneer het economisch slecht gaat of wanneer het personeel een relatief hoog brutosalaris of bijvoorbeeld al gratis maaltijden krijgt. De Hoge Raad is van mening dat werkgevers van fooien van het personeel moeten afblijven. Ook is het niet toegestaan om de fooi op het loon in te houden, omdat het wordt gezien als een extraatje boven op de normale betaling aan het personeel.
Net als in de horeca is het in de taxibranche gebruikelijk dat de chauffeurs in de vorm van fooien een kleine toelage krijgen bovenop hun salaris. Als de klant dit geld rechtstreeks aan de werknemer betaalt, is de chauffeur over de fooi geen btw verschuldigd. Dit gaat niet op wanneer de chauffeur de fooi ontvangt in de naam van zijn werkgever, maar in de praktijk komt dit nauwelijks voor.
Hoe verwerk je de fooi bij een online betaling?
Bij bovenstaande voorbeelden is uitgegaan van een contante betaling. Via pinnen of betalen met een creditcard wordt fooi ook vaak digitaal afgerekend. Dan ontvangt niet de werknemer, maar de ondernemer het extra geld. In de wet is vastgelegd dat ook deze fooien buiten de met btw te belasten vergoeding blijft, mits de bedragen door de ondernemer worden doorbetaald aan zijn medewerker(s). Dit wordt in de praktijk vaak opgelost door fooien die met een pinbetaling of creditcard zijn voldaan uit de kas te halen en in een fooienpot te stoppen. In het geval van de taxichauffeur die in loondienst is, komt de fooi op de bedrijfsrekening van de werkgever. Die kan met behulp van de rittenadministratie eenvoudig kan achterhalen voor wie de tip is bedoeld.
Fooi correct in de boekhouding verwerken
In de wet is het zo geregeld dat je geen btw over fooien hoeft te betalen wanneer het gangbaar is dat je in jouw branche fooien ontvangt. Dit geldt ook wanneer de fooi niet aan het personeel is gericht, maar aan jou als ondernemer. Werk je als horecabaas of als zelfstandig taxichauffeur, dan hoef je dus geen btw te betalen over de fooien die je zelf ontvangt. Van zowel de werknemer als de werkgever wordt er wel verwacht dat de ontvangen tips worden bijgehouden in een administratie zodat ze correct kunnen worden verwerkt voor de inkomstenbelasting. Als de fooi dus aan een zelfstandig ondernemer is betaald, moet deze in de boekhouding terug te vinden zijn en als het gangbaar is in jouw branche kun je deze exclusief omzetbelasting boeken.
Is het in jouw branche niet gangbaar dat je een hoger bedrag ontvangt dan er in rekening is gebracht, dan moet je over dit extraatje wel btw afdragen. Om de verschuldigde btw te berekenen over dit extra bedrag, vermenigvuldig je de fooi met 21/121 (bij 21% btw) of met 9/109 (bij 9% btw). Dit bedrag geef je vervolgens op in je btw-aangifte. Om je administratie sluitend te krijgen, vermeld je in je boekhoudprogramma de fooien los, zodat duidelijk is welke extraatjes je in een periode hebt ontvangen.
